İş yaşamında “sürekli iyileştirme” kavramını sıkça kullanırız.
Sürekli iyileştirme, süreçlerin ve faaliyetlerin sürekli olarak gözden geçirilmesini, daha verimli ve etkili hale getirilmesini ifade ediyor. Sürekli iyileştirme kavramını hayata geçiren işletmelerin performanslarını sürekli olarak değerlendirmeleri, analiz etmeleri, eksikleri belirlemeleri ve gidermek için harekete geçmeleri beklenir (1).
Sürekli iyileştirme faaliyetlerini “daha iyi nasıl olabilir?” sorusu tetikler. Bu sorunun cevabını bulmak için süreçler sorgulanır, yeni fikirler ve yenilikçi çözümler aranır.
Kıymetini bilmiyor olsak da kültürümüzdeki “iki günü eşit olan ziyandadır” anlayışı sürekli iyileştirmenin felsefi temeline işaret ediyor.
Sürekli iyileştirme çalışmalarının sonuçları
Sürekli iyileştirme çalışmaları ile:
- Verimlilik, yenileşim (inovasyon) potansiyeli ve rekabet gücü, müşteri memnuniyeti, çalışanların niteliği ve motivasyonu artar.
- Maliyetler azalır.
İyileştirme çalışmaları yapılmazsa, rakipler ilerlerken siz geride kalır, zamanla tükenirsiniz.
Sürekli iyileştirme yöntemleri
En çok bilinen iyileştirme yöntemi Kaizen’dir. Kaizen yöntemi yanında DMAIC, Altı sigma, Deming ve Kalite çemberleri de iyileştirme yöntemleri olarak sıralanabilir.
Kaizen yöntemi
Kaizen, Kai (Değişim) ve Zen (İyi) kelimelerinin birleşiminden meydana gelmiş bir Japon felsefesidir. Binlerce yıldır kullanılan bu iki kelime, İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra Masaaki Imai tarafından geliştirilerek iş yaşamına kazandırılmıştır.
Kaizen; sürece yönelik, küçük adımlı, insana dayanan, bilgiyi paylaşan, sürekli iyiyi arama çabasıdır (2). Kaizen felsefesinin baş sloganı şudur: “En iyi, iyinin düşmanıdır.”
Japonlar çok önemli teknolojileri (bilgisayar, elektronik, atom, genetik vb.) kendileri geliştirmemiş olsalar da bu teknolojilerin en iyi uygulayıcıları olmuşlardır. “Standartları korumak ve iyileştirmek” Japonların Kaizen felsefesinden öğrendikleri en önemli kurallardandır.
Kaizen yönteminde, küçük hedefler ve küçük adımlarla ilerlendiği için başarı ihtimali yüksektir.
Kaizen tekniği PUKÖ (planla, uygula, kontrol et, önlem al) döngü sistemine göre uygulanır.
Planla: Önce müşteri ve kalite odaklı oldukça küçük hedefler belirlenir. Basit ve az yatırım gerektiren hedefler seçilir. 2-5 kişilik ekiplere sorumluluk verilir. Planlama için beyin fırtınası, 5N, Pareto gibi teknikler kullanılır.
Uygula: Plana uygun olarak uygulamaya geçilir. Bolca veri toplanır. Başarısızlık olursa planlama aşamasına dönülerek yeniden planlama yapılır.
Kontrol et: Sonuçlar tespit edilir. Hedefler ve gerçekleşenler arasındaki sapmalar çoksa planlama aşamasına geri dönülür.
Önlem al: İyileştirmenin kalıcı olduğuna emin olunduğunda süreç tanımı revize edilir. İyileşmenin sürekliliğini sağlamak için kontrol noktaları oluşturulur.
DMAIC yöntemi
DMAIC (1), define (tanımlama), measure (ölçme), analyze (analiz), improve (iyileştirme) ve control (kontrol) aşamalarından oluşur. DMAIC yöntemi, işletmelerin sorunları tanımlamasını, veri toplamasını, analiz yapmasını, iyileştirme stratejileri geliştirmesini ve son olarak bu iyileştirmeleri sürekli olarak kontrol altında tutmasını sağlar.
Altı sigma sistemi
Bu sistemde kalite düzeyleri altı gruba ayrılmıştır. Altı sigma ile ifade edilen bu teknik, bir milyon adetlik örnek üzerinde 3-4 adet hataya rastlanmasını ifade eder. Bir basamaktan diğerine yükselmek için gereken iyileştirme sürekli artan oranda ilerler. Örneğin 2 sigmadan 4 sigmaya çıkmak için 11 kat iyileştirme gerekirken, 4 sigmadan 5 sigmaya çıkmak için 27 kat iyileştirme gerekir (3).
Deming döngüsü
Deming ya da PDCA döngüsü sürekli iyileştirme ve öğrenmeyi sağlamak üzere dört basamaktan oluşan ve tekrarlanan sürekli bir kalite geliştirme modelidir:1.Planla, 2.Yap-Uygula, 3.Araştır (Kontrol Et), 4.Harekete Geç – Önlem Al (4).
Kalite çemberleri yöntemi
Kalite çemberi, iş yerinde iyileştirme yapmak amacıyla bir araya gelerek tartışan gönüllü çalışanlar grubunu ifade etmektedir. Şu amaçları içerir: 1.Kaliteyi geliştirmek 2.Çalışanların memnuniyetini artırmak 3.Uyumlu bir iş ortamı oluşturmak 4.Maliyetleri düşürmek 5.Çalışanların becerilerini geliştirmek (5).
Hangi yöntem uygulanmalı?
Sürekli iyileştirme yöntemlerinden herhangi birinin tercihi, hazır rehberlerin kullanılması açısından kolaylaştırıcı etki yapar. Ancak herhangi bir yöntemin tercih edilmesi de gerekmez. İşletmeler mevcut yöntemlerden faydalanarak kendilerine özgü yöntemler de geliştirebilirler.
Bütün yöntemlerin olmazsa olmaz şartı iyileştirme iradesidir. İrade zayıfsa en mükemmel sistemi de kursanız sonuç alınamaz.
Güçlü bir iyileştirme iradesii yapılacak tercihlerde ve uygulamada başarının temel koşuludur.
- Süleyman Temizer. Sürekli İyileştirme. HBR Türkiye. 11 Eylül 2023.
- Kınran, Ş.B. (2006), İş Ahlâkı ve Etik Değerlerin Türk İşletmeciliğindeki Yeri, İstanbul Üniversitesi, YL tezi.
- Haliloğlu, F.G. ve Özer, M.A.(ed.), (2013), Geleceğe Yön Veren Yönetim Teorileri, Gazi Kitabevi. s 58-62.
- Haskan, A.ve Özer M.A. (ed.),(2013), Geleceğe Yön Veren Yönetim Teorileri, Gazi kitabevi. s343-346.
- Yılmaz, O.ve Özer, M.A. (ed.). (2013), Geleceğe Yön Veren Yönetim Teorileri, Gazi Kitabevi. s379-382.
