Patronun ve yöneticinin işi bitmez!..

İşinin başında olan şirket kurucularının işlerinin bittiğini görmeyiz.

Patronlar genellikle sadece dini bayramlarda tatile çıkar, bunun dışında bazen hafta sonları kaçamakları olur, uzun süreli tatil yapmazlar. Patronların hastalanmaya da hakları yoktur. Hastalansalar da muayene sonrasında hemen işlerinin başına gider, doktor tavsiye etse de istirahat etmezler.

Patron ve aile işletmelerindeki yöneticiler de çoğunlukla (yadırganacağını düşündükleri için) patronlarının izlerinden yürürler.

Bunun sebebini sorduğunuzda şu cevabı alırsınız: “Çok işim var. Benim işimi yapacak başka kimse yok.”

Sadece aile işletmelerinde değil diğer şirketlerde çalışan yönetici ve uzmanların da işleri bitmez. İş listeleri kısalmadığı, hatta uzadığı için suçluluk duygusuna da kapılırlar. Bitmeyen işler zamanla stres kaynağına dönüşür. Makul sınırı aşan stres iş verimini düşürür, iş ilişkilerini olumsuz etkilemeye başlar. Çalışanlar da yöneticiler de bekleyen, yapılamayan işlerden şikâyet ederler.

Her işi yapamazsınız, yapacağınız işlerde seçici olun

Doğa üstü gücünüz olmadığını, her insanın yapabileceklerinin bir sınırı olduğunu kabul edin.

İş listenizi analiz ederek işe başlayın. En çok katma değer üreteceğiniz, faydalı olacağınız işlere öncelik verin.

Bu konuda Pareto kuramından faydalanabilirsiniz.

Pareto kuramına göre, sonuçların çoğuna sebeplerin çok az ve önemli kısmı etki etmektedir. 20/80 oranı olarak da bilinen bu kuramda, müşterilerin %20’si üzerinden cironun %80’ine ulaşılabileceği düşünülür. 20’ye 80 oranları farklı alanlarda değişiklik gösterse de sebeplerin azının sonuçların çoğuna yol açtığı istatistiki olarak gözlemlenmiştir.

Bu kuramı zaman zaman kişisel olarak test ettiğimde ben de aynı sonuçlara ulaşıyorum. Orta ölçekli bir işletmede yakın zamanda yaptığım çalışmayı örneklendirirsem kuramı somutlaştırmış oluruz. Örnek şirkette ödemeleri tutar büyüklüklerine göre sıraladığımızda şu sonucu elde ettik:

Yüz işlemden sadece 11 tanesini incelediğimizde ödemelerin %80’ini kontrol etmiş oluyoruz.

Aynı şekilde işlemlerin %14’ünü kontrol ettiğimizde ödemelerin %85’ini, işlemlerin %18’ini kontrol ettiğimizde ödemelerin %90’ını, işlemlerin %29’unu kontrol ettiğimizde ödemelerin %95’ini kontrol etmiş oluyoruz. Tabloya göre, işlemlerin %71’i ödeme tutarlarının sadece %5’ine karşılık geliyor.

Bu tablodan uygulamaya dönük nasıl sonuç çıkartabiliriz?

Patron veya üst düzey yöneticiler yüksek tutarlı işlemleri (işlemlerin sadece %11’ini) kontrol ederek ödemelerin %80’ini denetlemiş olurlar. Daha düşük tutarlı işleri astlarına, ara yöneticilere devrederler.

Yetki devri ile şu faydalı sonuçlar elde edilir:

Patron veya yöneticiler en önemli işlere daha fazla zaman ayırarak daha sıkı kontrol yapmış olurlar. Stratejik faaliyetler için daha fazla zamanları kalır. Tatil, sağlık, aile ilişkileri gibi özel yaşam alanları için zaman ayırabilirler. Sağlıklı, mutlu ve huzurlu insanlar daha verimli çalışırlar.

Alt yöneticilerin yönetim yetkinlikleri ve sorumlulukları gelişir.

İş devri ile işler daha sağlıklı ve daha sorunsuz yürür.

Yukarıdaki örnek ödemelerle ilgili olduğu için nispeten daha kolay uygulanabilir. Doğrudan parasal karşılığı olmayan işler için özel değerleme/puanlama araçlarına ihtiyaç vardır.

Parasal karşılığı olmayan işler önem derecesine göre puanlanır. Örneğin en önemli işlere 5 veya 10 puan, en az önemli işlere 1 puan verilerek nümerik değerleme yapılabilir.

İş listesini ve iş yükünü azaltmakla ilgili diğer öneriler (1)

İki hafta süreyle ayrıntılı iş listesi yapın ve yapılan işlerle ilgili notlar alın. İki hafta sonunda zamanınızı nasıl kullandığınızı analiz edin.

Zaman ve enerjinizi harcamaya değmeyecek, getirisi katlanılan maliyetten düşük bazı işlerle vedalaşmayı öğrenin.

Gün içinde yapılacak iş sayısını azaltmaya çalışın.

Zorlu ve uzun süreli işleri küçük parçalara ayırarak iş planlaması yapın. İşin tamamını yapamadığınız zaman moraliniz bozulur. Gerçekleşebilir parçalara ayırdığınızda başarmış olursunuz.

Beklenmedik işler için zaman ayırın.

Ne kadar tiziz planlama yaparsanız yapın, bazı işler yine de yapılamayabilir. İş planınızın %100 gerçekleşmeyeceğini kabullenin, obsesif olmayın.

…

Değerli işverenlerimiz ve yöneticilerimiz.

Sizin sağlıklı ve huzurlu yaşamanız kendiniz ve aileniz için önemli olduğu kadar ülkemiz ve yönettiğiniz şirketler için de çok önemli. Sağlıklı ve huzurlu yaşamın yolu her işi bizzat yapmaya çalışmaktan değil önemli işleri yapmaktan ve sorumluklarınızı paylaşmaktan geçiyor. İyi bir iş planlaması ve kontrollü yetki devri ile kendinize, şirketinize ve ülkemizin geleceğine yatırım yapın.

(1). Rebecca Knight. Yapılacaklar Listeniz Hakkında Suçluluk Duymayı Bırakın. HBR Türkiye, Haziran 2023.