Yetki, emir verme ve diğer bireyleri harekete geçirme hakkıdır.
Şirketler açısından en üst düzeyde yetki ortaklar genel kuruluna aittir.
Yetkiler, ortaklar genel kurulundan başlamak üzere aşağı doğru devredilir.
Yetki devriyle yönetim yetkisini elinde bulunduran bir organ veya kişi, görevlerinin bir kısmıyla birlikte bunları yapma/yaptırma yetkisini bir alt kademede bulunan başka bir birime/kişiye devreder. Örneğin ortaklar genel kurulu, şirket adına gayrimenkul alma görev ve yetkisini yönetim kuruluna devreder. Yönetim kurulu da bu yetkinin bir kısmını Genel müdüre veya CEO’ya devreder.
Her insanın olduğu gibi, her yöneticilerin de bir kapasitesi vardır. Yöneticilerin bütün kararları tek başlarına vermeleri ve tek başlarına kararları uygulamaları fiilen mümkün değildir.
Bilinçli yöneticiler, kararları gruplandırarak, önemli kararları kendileri verir, diğer kararları astlarına delege ederler.
Başarılı olan yöneticiler yetkilerini astlarıyla paylaşanlardır ve başarı rasyonel paylaşımla doğru orantılıdır.
EKSİK YETKİ DEVRİNİN SONUÇLARI
Eksik ve/veya hatalı yetki devri yapıldığında:
Yöneticiler küçük ve önemsiz veya az önemli işlere boğulur, önemli işlere gerektiği kadar zaman ayıramazlar.
Üstler her işi kendilerinin yaptıklarından, işlere yetişemediklerinden, çok yorulduklarından şikâyet ederler.
Astlar inisiyatif almaz ve alamaz, yöneticisinin talimatını ve desteğini beklerler.
İş memnuniyetsizliği yüksek seviyededir. Üstlerde de ve astlarda da iş tatmini seviyesi düşüktür.
Astlar düşük kapasitede çalışırlar. Zaman kaybı, iş gücü israfı yüksektir.
İletişim tek yönlü (yukarıdan aşağıya) çalışır, aşağıdan yukarıya ve yatay iletişim kanalları kapalıdır.
Toplam performans düşüktür.
Kariyer planlaması yapılamaz.
BAŞARILI YETKİ DEVRİNİN SONUÇLARI
Başarılı yetki devri yapıldığında:
Yönetici önemsiz ve küçük işlerle uğraşmaz, daha önemli işler için ayıracağı zaman artar, planlama, gözetim ve kontrol faaliyetlerine daha fazla zaman ayırır.
Astların yetkinlikleri ve beceriler gelişir, yeni yetenekler keşfedilir.
Çalışanlar daha adil ve objektif değerlendirilir.
Yenileşim imkanları artar.
Her seviyede iş memnuniyeti, iş tatmini ve motivasyon artar.
Yönetimin esnekliği artar.
Toplan performans, verimlilik artar.
Kariyer planlama imkanları artar.
YETKİ DEVRİ YAPILIRKEN NELERE DİKKAT EDİLİR?
Yetki devrine, işin yapıldığı birimdeki en yakın basamaktan başlanır.
Yetki devrinde asıl amaçlanan, işin eskisinden daha iyi yapılmasını sağlamaktır. Buna bağlı olarak yetki devrinin reel ve pratik faydası gözetilmelidir. Örneğin, üstlerin iş yükü azaltılmalı, direkt iş ilişkileri kolaylaşmalıdır.
Yetki devreden üst, işin yapılmasında kontrol sorumluluğunu devredemez. Temel kural: “Yetki devredilir fakat sorumluluk devredilemez.”
Yetki göstermelik olarak değil gerçekten devredilmelidir. Yetki devredilen yönetici ön izin almadan yetkisini kullanmalı, kullanılan yetkilere hatalı uygulamalar dışında müdahale edilmemelidir.
Yetki ve sorumluluğun dengeli olması ilkesine uyulmalı, yetki sorumlulukla orantılı olmalıdır. Yetkisiz sorumluluk verilmeyeceği gibi, sorumsuz yetki de verilemez.
Sorumluluk ve otoritenin sınırları, tereddüde yer bırakmayacak şekilde, açıkça tanımlanmalıdır.
Komuta birliği ilkesine dikkat edilmeli, astlar, birden çok üste veya makama bağlı olmamalıdır.
Aynı konuda yetki çatışmalarından kaçınılmalıdır.
Yetki devrinde, yetki verilen astların bu yetkileri kullanmaya yetenekli olup olmadıkları göz önünde tutulmalıdır.
Yetki devrinin başarılı olması için, iş standartları belirlenmeli, performans değerleme ve ödüllendirme sistemi kurulmalıdır.
PARETO ANALİZİNDEN FAYDALANMA
Başarılı bir yetki devir için Pareto ilkesinden faydalanılmalıdır.
Bu ilke, İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto’nun adını taşımaktadır. Parteo, İtalya’nın bütün gelirinin %80’ine, nüfusun sadece %20’sinin sahip olduğunu fark etmiştir. Bu kuram genişletilerek ekonomik ve sosyal yaşamın tüm alanlarına teşmil edilmiştir.
İş yaşamından iki örnekle konuyu somutlaştıralım:
Bir şirkette yapılan ödemelerin sayısal olarak %20’si kontrol edilirse, ödeme tutarlarının %80’i kontrol altında tutulabilir. Yönetim kurulu başkanı işlemlerin (tutar sıralamasına göre) sadece %20’sini kontrol ederse tüm ödemelerin %80’ini denetlemiş olur.
Müşterilerin %20Si toplam cironun %80’ini gerçekleştirir. Müşterilerin %20 si yakın takibe alınırsa toplam gelirin %80’i gözetim altına alınmış olur.
Bu ilkeye göre, yöneticinin önem sıralamasında işlemlerin %80’ini kontrol altında tutmak için, işlemlerin %20’sini doğrudan kontrol etmesi yeterli olacaktır. İşlemlerin %80’ini astlarına devrettiğinde önemlilik açısından işlemlerin sadece %20’sini devretmiş olacaktır.
…
Devlet yönetiminde tek adam rejimi nasıl eleştiriliyorsa, şirketlerde de tek adam rejimi her türlü eleştiriyi hak etmektedir.
Devlet yönetimindeki “kuvvetler ayrılığı” sisteminin, iş yaşamındaki simetriği “görevler ayrılığı” sistemidir. Görevler ayrılığı ilkesi, tek adam sistemine geçit vermez.
Sanıldığının aksine, sadece bir, iki kişinin yetkili olduğu şirketlerde değil, yetkinin ihtiyaçlara ve sorumluluklara göre dağıtıldığı işletmelerde iç kontrol sistemi daha güçlüdür ve başarı ihtimali daha yüksektir.
Yönetim biliminin prensiplerine uygun, akılcı yönetim politikaları uygulayan şirketler kendileri başarılı olacakları gibi, ülkemizin gelişmesine ve dünya ekonomisine yön veren ülkeler arasına girmemize katkı sunacaklardır.
