Hangi karar daha başarılı?
Bazı şirketlerde toplantılar kayıp zaman olarak görülür. Özellikle kurumsal olmayan işletmeler, hızlı karar vermenin avantajlı olduğunu düşünerek, toplantılarla zaman kaybetmek istemezler.
Toplantılarda tartışılmadan (istişare edilmeden) alınan acele kararlar mı istişare edilen kararlar mı daha başarılıdır?
Küresel veya bölgesel ölçekte başarılı firmalarda önemli kararlar kurullar tarafından alınır. Kurullarda alınan kararlar başarısızlık getirseydi bu kuruluşlar başarılı olamazlardı.
Şu hâlde, kararların istişare ile alınmasından doğan başarısızlıktan değil, başarısız toplantılardan söz edilebilir.
Toplantılar en çok iki sebeple başarısız olur: Kararsızlık veya kararların uygulanmaması.
Birincisine bakarak “en kötü karar kararsızlıktan iyidir” diyebiliriz.
İkincisinde, karar organı ile icra organı arasında eş güdüm sorunu vardır.
Kararsızlık veya uygulanmayan kararlar enflasyonu toplantı kültürünü zehirler, toplantıları işlevsiz, hatta zararlı hale getirir.
Kurumsallaşma ve toplantı kültürü
Kurumsallaşma ile toplantı kültürü arasında doğrusal bir ilişki olduğu iş yaşamında kolayca gözlemlenir. Olgunlaşmış toplantı kültürüne sahip işletmeler başarılı olurken, toplantı kültürü olmayan veya toplantıları iyi yönetemeyen işletmeler başarısız olurlar.
Toplantı kültürü olmadığı halde, başarılı gibi görünen aile işletmeleri ise yeterince büyüyemezler.
“Kurumsallaşacakmış!” gibi yapan kimi patron işletmeleri göstermelik toplantılar yapsalar da ya toplantıları patronun tercihlerinin onay aracı haline dönüştürürler veya alınmış kararları uygulamazlar. Uygulanmayan kararlar çoğalınca gönülsüz ve göstermelik (vitrinlik) başlattıkları kurumsallaşma çabalarından da vaz geçerler.
Bitmeyen toplantılar
İlk toplantıda karar çıkar mı?
Karmaşık konularda sıklıkla bir toplantıda karar çıkmayabilir. Karar çıkmazsa “bir karara varabilmek için kaç kez toplanacağız?” diye söylenmeye başlayabiliriz.
Zamanın iyi yönetilemediği ve karara varılamayan bitmeyen toplantılar, toplantıların verimliliğine olan inanç ve güveni bitirmekle kalmıyor aynı zamanda işgücü ve zaman kaybına da yol açıyor.
Zaman yönetimi ile ilgili olarak yapılan bir çalışma kapsamında, üniversite öğrencilerinden bir dizi kolay matematik problemini çözmeleri istenmiş. Bazılarına tamamlamaları için kısa bir süre verilirken, diğerlerine daha uzun bir süre verilmiş. Problemi tamamlamak için daha fazla zamanı olan öğrencilerin, erken bitirip çıkmak yerine, tüm ekstra zamanlarını problemler üzerinde çalışarak ve çözdükleri halde tekrar tekrar problemleri ve sonuçları kontrol ederek geçirdikleri gözlemlenmiş.
İyi bir toplantı ve zaman yönetimi ile bitmeyen toplantılar da bitebilir.
İstikrarlı karar için
Kararlar değişmez ayetler değildir. İşletmenin içinde ve dışında oluşan bir değişim, kararın değişmesini de gerektirebilir.
Kurumsal mimari yaklaşımını benimseyen işletmeler göreceli olarak daha uzun vadeli ve isabetli kararlar alırlar.
Uzun vadeli, istikrarlı ve isabetli kararlar için karar süreçlerinde misyon, vizyon ve stratejiler dikkate alınmalıdır.
Başarılı toplantı organizasyonu
Anthony Jay “How to Run a Meeting” başlıklı yazısında etkin toplantılar için olmazsa olmazları şu başlıklarla özetliyor: Amacı tanımlamak, gündem belirlemek, hazırlık yapmak, kişileri belirlemek, toplantıyı yönetmek.
Toplantılarla ilgili olarak, 2019 yılındaki World Economic Forum’da Industry 4.0 konuşulurken alt başlıklar arasında Leadership 4.0 da “facilitator (kolaylaştırıcı, toplantı organizatörü)” tanımı getirildi. Facilitatorün (kolaylaştırıcının) toplantının planlama aşamasında sürece dahil olması ve süreci bağımsız bir rol oynayarak yönetmesi öngörülüyor.
Organizatör, toplantının neden yapılacağı ve toplantıdan ne sonuç beklendiği konusunda katılımcıları bilgilendirmelidir.
Peter Drucker’a göre, “Nereye gideceğinizi bilmiyorsanız, varacağınız yerin önemi yoktur.” Bu sözü temel alırsak, bir toplantıyı planlarken toplantının sonunda nereye varmak istendiğinin net ve açık olarak belirlenmesi ve katılımcılarla paylaşılmış olması gerçeği ortaya çıkıyor
Toplantının nasıl yapılacağı, toplantıda uyulacak kurallar da önceden bilinmelidir. Toplantı amacının, beklentinin ve uyulacak kuralların önceden bilinmesi, “kararsızlık” ve “bitmeyen toplantı” riskini azaltır.
Katılımcı kişilerin belirlenmesi de oldukça önemlidir. Katılımcılar belirlenirken kişi sayısı değil, görüşü alınacak kişilerin katılımı önemlidir. Çok sayıda katılımcının olduğu başarılı toplantılar olduğu gibi az sayıda katılımcının olduğu başarısız toplantılar da yapılabilir.
Toplantılar ve istişare
Toplantılar istişari amaçla yapılır.
Al-i İmran Suresi’nin 159. ayetinde istişare ile ilgili olarak şöyle buyruluyor:
“İş hakkında onlara danış, karar verince de Allah’a güven, doğrusu Allah kendisine güvenenleri sever.”
Buradaki ilâhî buyrukla Hz. Peygamber’in şahsında bütün ümmete ve özellikle yöneticilere danışarak iş yapmaları, danışarak alınan kararların da uygulanması emredilmiştir. Başka bir ayette de “İşleri aralarındaki danışma ile yürür” (Şura 42/38) buyrularak istişare ile hareket etmek Müslümanların üstün meziyetleri arasında sayılmıştır.
Ne mutlu ayetin hükmünü ve istişare sünnetini hakkıyla uygulayanlara...
----------------------------------------
HBR Özge Sarıoğlu Akdamar. Bir Karara Varabilmek için Daha Kaç Kez Toplanacağız? 30.12.2022.
HBR Hangi Karar Daha Doğru. Ocak 2019.
HBR Özge Sarıoğlu Akdamar. Sonu Gelmeyen Toplantılardan Sıkılmadınız Mı? 16.11.2022.
