COVID sonrası suistimal riski

Demokrasi tarihimizin en önemli seçimlerinden biri dün Sayın Erdoğan’ın Cumhurbaşkanı seçilmesi ile sonuçlandı. Sonuçların milletimize hayırlı olmasını dileriz.

Seçimler bittiğine göre artık hepimizin normal gündemine dönmesi gerekiyor.

Bu çerçevede ben de iki haftadır ara verdiğim iş yaşamı konularına kaldığımız yerden devam ediyorum.

…

Yapılan araştırmalar, küresel salgın sonrasında suistimal riskinin arttığını gösteriyor. Uluslararası Muhasebeciler Federasyonu, hem dahili personel hem de harici taraflar için, yeni fırsatlar ve baskıların etkisiyle, suistimal ve uygunsuz finansal raporlama riskinin arttığına dikkat çekiyor.

PwC’nin 2022 Küresel Ekonomik Suç ve Suistimal Anketi’ne göre: İçeriden öğrenenlerin ticareti (bilgi suistimali suçu) riski %25, siber suçlar %11, yasal risk %5, görevi kötüye kullanma riski %4 artmış görünüyor.

Ankete göre, riskler kargaşa dönemlerinde hemen ortaya çıkmayıp 18-24 aydan sonra ortaya çıkıyor.

Deloitte danışmanlık, bu konunun şirketlerce önemsenerek değerlendirilmesini öneriyor.

Örnek olarak, şu başlıklar üzerinde durulabilir:

• Çalışanlar, durgunluk döneminde satış hedeflerinin iyileştirilmesine yönelik işveren baskısı nedeniyle görevi kötüye kullanmaya yönelebilir.
• Tedarik zincirindeki aksaklıklar suistimalin ortaya çıkmasını kolaylaştırabilir.
• Küresel salgının zirve yaptığı dönemde, kriz yönetimi çaba ve çalışmalarının bir parçası olarak, benimsenen bazı kolaya kaçma prosedürleri veya geçici prosedürler potansiyel suistimal riski doğurabilir.

Uzaktan çalışma ve suiistimal riski

Araştırmacılar 2020 yılındaki küresel salgın kaynaklı kapanmalardan bu yana uzaktan çalışmanın önemli ölçüde azaldığını ama buna rağmen yine de COVID öncesinden daha yüksek bir noktada sabitlendiğini tespit etmiştir.

Uzaktan çalışma, çalışanlar ve kurumlar için birçok avantaj sunarken suistimal riskini de artırabilir.

COVID öncesinde, çoğu kurum ofis merkezliydi ve iç kontrol yapıları, örneğin onay için faturaların manuel olarak paraflanması, orijinal kaynak belgelerin gözden geçirilmesi ve çeklerin manuel olarak imzalanması gibi kontrol süreçlerinin gerçekleştirilmesi ve kayıt altına alınması için çalışanların günlük etkileşimine dayanıyordu

COVID sonrası, bazen amirleriyle, iş arkadaşlarıyla veya iş birliğine dayanan işyeriyle düzenli teması çok az olan, kontrolsüz bırakılan personelin suistimal faaliyetinde bulunma ya da dolandırıcılığa göz yumma veya zemin hazırlama ihtimali daha yüksektir.

Kurumların küresel salgın sırasında küçülmeye gitmesi durumunda önemli kontrolleri uygulayacak veya denetleyecek kişiler azalmış olabilir ya da işe alınan yeni çalışanlar bu kontrollere aşina olmayabilirler. Bu tür personel dalgalanmaları, suistimal veya hatayı tespit edecek ya da görevler ayrılığı yoluyla suistimali önlemeye yardımcı olacak deneyimli kişilerin daha az sayıda bulunmasına yol açabilir.

Şirketler küresel salgın sırasında değişen zor koşullara uyum sağlamak için bazı prosedürleri değiştirmiş olabilirler ve bu da yeni prosedürlerin yeterli olmama, anlaşılmama veya takip edilmeme riskini artırabilir.

Bu sebeple şirketlerin iç kontrol ve denetim yapılarını ve ortamlarını gözden geçirmeleri gerekir.

Deloitte ve Denetim Kalite Merkezi tarafından hazırlanan bir rapora göre, kurumsal şirketlerdeki denetim komitesi üyelerinin %74'ü, uzaktan çalışma ortamı nedeniyle kurumların iç kontrollerinin güncellendiğini beyan etmiştir.

İşletme kültürünün önemi

Çalışanlar ve parçası oldukları kurum kültürü suistimalin tespit edilmesi ve önlenmesinde kritik unsurlardır. Kurumsal kültür küresel salgından mutlaka zarar görmüş olmayabilir ancak yine de bazı yönlerden değişime uğramış olması neredeyse kesindir.

Yönetim kurulları ve yöneticilerin şu sorulara odaklanmaları gerekir:

1.Güçlü bir etik kültürümüz var mı?

Etik kurallar oluşturmak veya ihbar hattı kurmak gibi adımlar kurumun suistimali önleme ve farkındalık konularına verdiği önemi göstermektedir. En önemlisi, şirket yönetimi ve yönetim kurulu kuralları desteklemeli, kabul etmeli ve bunlara bağlı kalmalıdır. İhbarda bulunanların ödüllendirilmesi ve suistimal veya diğer yanlış uygulamaları gün ışığına çıkaranların olumsuz sonuçlarla karşılaşmaması gereklidir.

2.Küresel salgından bu yana kültür değişti mi? Eğer değiştiyse daha iyiye doğru mu yoksa daha kötüye doğru mu değişti?

Hangi eylemler hangi değişikliğe katkıda bulundu? Uzaktan çalışmaya ilave olarak, personelin işten çıkması veya yeni personelin istihdam edilmesi de personel davranışları, tutumları ve bağlılığı üzerinde etkili olabilir.

3.İleriye dönük bir suistimale geçit vermeme kültürünü hangi adımlar güçlendirebilir?

İç denetim yaklaşımında değişim

İç Denetim Vakfı ve Kroll tarafından ortaklaşa hazırlanan Suistimal ve Küresel Salgın: İç Denetim Mücadeleye Hazırlanıyor başlıklı araştırma raporuna göre; iç denetçiler suistimalin önlenmesi ve tespit edilmesinde reaktif bir rol yerine daha ileriye bakan bir rol üstleniyorlar.

Bu kapsamda iç denetim işlevindeki iki yeni eğilim:

1.Sürpriz denetimler yerine sürekli denetimler: İç denetim ekipleri, “sürpriz” ve tek seferlik yıllık denetimler yerine kurumların sürekli devam eden operasyonel zorluklarla ve iş uygulamalarındaki hızlı değişimlerle daha iyi mücadele edebilmelerini sağlamak için sürekli güvence sağlamaya yöneliyor.

2.Veri analitiği kullanma: İç denetim yeni ve gelişmekte olan teknolojilerin kullanımını artırmış ve veri analitiği ve diğer ileri teknolojiler konusunda becerilerini geliştirmeyi hedeflemiştir. Bu, verilerin suistimalin önlenmesi ve tespit edilmesinde etkin şekilde kullanılmasını da içermektedir.

İç denetçiler, bilinen denetim uygulamaları yanında, yeni yaklaşımlarla suistimal riskinin azaltılmasına önemli katkılar sunuyorlar.

Kaynak: Tone at The Top, 115. Sayı, Şubat 2023. The Institute of Internal Auditors.