Tutanak, özellikle resmi yerlerde işlenen ve kağıda basılan imzalı belgelerdir. Tutanaklar belli kurallara göre işlenir ve ele alınır. Peki, Tutanak nedir, nasıl tutulur? Olay tutanağında kaç imza olması gerekir? İşte, tutanak tutarken dikkat edilmesi gereken hususlar ve tutanak örneği..
Mahkemelerde ve benzeri yerlerde söylenenler ve bunun gibi daha nicelerinin yazılarak kayıt altına alındığı belgeye tuıtanak denir. Aynı zamanda meclis gibi yerlerde de ifade edilen tüm sözler tutanaklara kaydedilir. Kaza ve bunun gibi birçok durumda da yasal süreç kayıt tutularak işlenir.
Belirli bir zamanda meydana gelen bir olayın, tanık olanlar tarafından kısa bir kaydına da tutanak adı verilir. Tutanaklar hukuken çok önemli belgelerdir. Olayla ilgili bir görgü tanığı veya tanıkları tarafından imzalanan bu belgeleri hazırlarken dikkat edilmesi gereken bazı hususlar vardır.
TUTANAK NASIL TUTULUR?
Tutanaklar belirli standart ve şartlara göre yazılı olarak tutulur.
- Öncelikle başlık metnin ortasına büyük harflerle yazılır.
- Başlık durumun amacını içermiyorsa ‘Tutanaktır’ gibi bir ibare yazabilirsiniz.
- Tutanak, davranışın veya olayın nasıl tespit edildiğini ve öğrenildiğini açıklamalıdır.
- Olayın yaşandığı saati ve yeri tutanakta eksiksiz olarak doldurulmalıdır.
- Öte yandan olayla ilgili bulgu ve delillerin de tutanakta yer alması gerekir.
- Tutanak yalnızca bir sayfada tamamlanması gerekir. Birden fazla sayfa varsa, numaralandırma yapılmalıdır.
Yukarıdaki kriterler dikkate alınarak tutanak tutulabilir. Bu şekilde ilgili olaylarla birlikte gerekli belgeler yazılı olarak elde edilir. Bu kapsamda unutulmaması gereken çok önemli bir nokta vardır. Tutanak yukarıdaki gibi tamamlandığında, el yazısı imza zorunludur. Bu nedenle belgeler daha gerçekçidir ve yasal prosedürlere göre değerlendirilir.
TUTANAK HANGİ DURUMLARDA TUTULUR?
Bir olay veya gelişme meydana geldiğinde, kaydı bir tutanak rapor olarak öne çıkar. Örneğin kavga, olay, kaza vb. bir yerde benzer bir durum meydana gelirse, tutanak tutulmalıdır. Bu sayede olayın nasıl ve nasıl gerçekleştiği yazılı olarak kayıt altına alınır. Bu belgenin hukuki önemi büyüktür. Olaya ilişkin tanıkların imzaları ile birlikte mahkemede yetkili makamlar aracılığıyla işlenir.
OLAY TUTANAĞINDA KAÇ İMZA OLMASI GEREKİR?
Olay tutanağında mutlaka en alttaki kişinin ıslak imzası olması gerekiyor. Tabii olaya müdahale eden veya olay üzerinde çalışan tek bir kişi varsa olayla ilgili detaylı bilgileri içeren bir tutanak oluşturmalıdır. Bu rapor yazılı olarak doldurulmalı ve imzalanmalı ve sorumlu kişiye gönderilmelidir. Bunlar arasında dilekçe virgül olay raporları, durum raporları ve tespit raporları gibi raporlar bulunmaktadır. Mutlaka tutanak nezdindeki unsurlar ele alınarak işlenmelidir.
